Офісний службовець (документознавство) відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів
Офісний службовець (документознавство) відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів забезпечує приймання, реєстрацію та документальну обробку Заявок в рамках Програм Фонду, є відповідальним за здійснення моніторингу строків обробки таких Заявок, веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує й зберігає документи.
Офісний службовець (документознавство) відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів належить до професійної групи «Технічні службовці». Призначення на посаду офісного службовця (документознавство) відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів та звільнення з неї здійснюється наказом директора Фонду, з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю, безпосередньо підпорядковується начальнику відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів та Директору Фонду.
Main duties
- Забезпечує приймання, реєстрацію та документальну обробку Заявок в рамках Програм Фонду згідно з вимогами та правилами, встановленими Фондом, в межах своєї компетенції. Здійснює перевірку направлених на Фонд Заявок на комплектність.
- Здійснює моніторинг строків обробки Заявок відповідальними виконавцями Фонду в рамках Програми та складає і передає керівнику відділу аналітичні довідки за строками виконання обробки Заявок.
- Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує й зберігає документи.
- Формує документи у справи відповідно до затвердженої номенклатури.
- Здійснює попередню підготовку документів для подальшої передачі в архів Фонду.
- Згідно з рішенням Дирекції Фонду, бере участь у підготовці відповідних проектів повідомлень Заявникам/Бенефіціарам (про доопрацювання / призупинення розгляду, про схвалення, про відхилення Заявки) в рамках Програми.
- Забезпечує інформування Заявника/Бенефіціара щодо рішення, прийнятого Дирекцією Фонду щодо розгляду Заявки (Проекту) в рамках Програми, шляхом направлення відповідного повідомлення.
- Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
- Бере участь у семінарах, вебінарах, навчаннях, які проводяться Фондом, в межах компетенції.
- Готує та подає службові записки щодо підвищення ефективності роботи відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів.
- Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
Responsibility
- За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
- За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
- За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
Requirements for Candidates
- здатність встановлювати логічні взаємозв’язки;
- здатність робити коректні висновки.
- вміння дослухатися до думки, чітко висловлюватися (усно та письмово);
- готовність ділитися досвідом та ідеями, відкритість у обміні інформацією;
- орієнтація на командний результат.
- чітке бачення результату;
- сфокусовані зусилля для досягнення результату;
- запобігання та ефективне подолання перешкод;
- навички планування своєї роботи;
- дисципліна та відповідальність за виконання своїх задач.
- управління своїми емоціями;
- оптимізм.
- розуміння ключових чинників, які спонукають до зайняття обраної посади
- вміння встановлювати причино
- наслідкові зв’язки.
Advantages
- Бажані вимоги: знання за спеціальністю Діловод, офісний службовець (документознавство)
- Досвід роботи у неприбуткових установах/організаціях/бюджетних установах.
Employment conditions
Трудові відносини з офісним службовцем (документознавство) відділу підтримки клієнтів та супроводу проектів державної установи «Фонд енергоефективності» оформлюються згідно з чинним законодавством України шляхом укладання трудового договору на умовах повного робочого часу. Очікуваний рівень заробітної плати – 24 000,00 гривень на місяць (до оподаткування).
Подання документів
Для участі в конкурсному доборі претендент надсилає електронною поштою Заяву* щодо бажання взяти участь у конкурсі. До заяви додається:
1. біографічна довідка (резюме);
2. 2. копія паспорта громадянина України або копія паспорта громадянина України (ID), який посвідчує особу;
3. копія документа про вищу освіту;
4. згода на обробку персональних даних;
5. мотиваційний лист щодо виконання функцій працівника підрозділу;
6. рекомендації (за наявності);
7. реєстраційний номер облікової картки платника податків.
*Заява щодо бажання взяти участь у конкурсі та згода на обробку персональних даних заповнюється власноруч, підписується особисто та надсилається разом з іншими зазначеними до заяви додатками на електрону адресу в незмінюваному форматі (скан копія або pdf-формат)
Заява про участь у конкурсному доборіЗгода на обробку персональних даних
Усі документи складаються українською мовою.
Документи відправляються на електронну адресу hr@eefund.org.ua. В темі листа прохання вказувати прізвище та назву посади, на зайняття якої подаються документи.
Строк подачі документів: з - 28 грудня 2023 року по 7 січня 2024 року
Етапи конкурсного добору:
- Прийом документів
- Співбесіда з конкурсною комісією
- Затвердження кандидатури Директором Фонду.
За додатковою інформацією стосовно процесу подання документів прохання звертатися:hr@eefund.org.ua